九段秘书区别

一段：发通知
& W. j  }1 |3 D/ }+ m/ t! l+ R用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议
7 s6 W. x+ q) N, K7 f- N
二段：抓落实
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到

4 X2 ~3 x9 O. g+ [# p$ {三段：重检查
  p' X6 _  v6 o  t0 h4 g- Q发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间

四段：勤准备
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议
5 e+ F9 X0 O1 Y& s5 x" M9 y, l
五段：细准备
8 _  T/ d# l0 E发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
) q- |/ F- N9 W6 {
六段：做记录
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
9 j3 Q/ m, u& _! I; r: S
# O$ J6 @( H7 Y. k, w4 V/ C七段：发记录
会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员
# ^: x; _6 g5 e/ v* z
1 v: e8 z" d( N; p  w八段：定责任
( T2 Z) F# y5 A# X/ E! ?将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
% ]: E# M. B8 e. `
7 m7 K4 a8 h9 ~4 \2 `九段：做流程
1 C$ ]4 k7 B( b把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系