报告的目的是便于领导了解情况,掌握进程。报告是秘书工作的一项制度,是秘书向领导负责的必要手段,也是领导者指导秘书工作的途径之一。对于报告,领导者还一定做出答复或批示。秘书在向领导报告时,要注意以下几点:4 J& a, f4 L# z& q
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(一)报告的内容要客观真实。
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4 {) n9 E3 ]: q+ B g# j秘书向领导者报告的内容:一是报告当前工作的情况和进程,让领导者及进了解下情并做出指导;二是工作中发生的重大问题,让领导者及时做出处理;三是合理化意见、建议,供领导者改进工作时参考;中是应领导者的要求汇报有关情况。秘书应掌握待报告事项的价值,做到要事详报,急事急报,小事不报或简报。报告要客观、真实、辨证,切忌大话、空话、假话和绝对化。. l1 j% R& _$ N' W, j
1 l4 X Y c5 N& Y" O1 ~(二) 报告的方式要灵活多样。4 }3 B( L9 C+ M0 m7 v3 N
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秘书向领导报告的方式主要有以下几种:一是口头报告,优点是可以和领导直接进行多方面的双向交流,适于向喜欢务实作风的领导报告时用,缺点是可重复性差,受口语表达能力限制较多;二是书面报告。优点是比较正规,便于领导过目和思考,也便于保存备查。缺点是不能与领导当面进行交流。此外还有会议报告、单独报告、电话报告、临机报告等多种形式,秘书可视情况灵活运用。
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* Q+ ]% }4 v+ |0 _(三) 报告要区分不同对象。" c$ ^- s& ]5 l' F2 u' U" P+ z2 t% H
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由于领导的职责、能力、文化程度、性格特征和工作习惯等各不相同,对秘书报告工作的要求也不一样。因此秘书应视不同对象的领导者报告时区别对待。以适应不同领导者的要求。同时还应处理好几个关系:一是主要领导者和分管领导的关系。重大事情要向正副职领导者都报告;日常事务,只报告分管领导即可。二是在家领导者和外出领导的关系。秘书要随时将在家主持工作的领导就一些重大问题的处理意见,适时报告在外工作的主要领导者,并转达主要领导者的意见,以保持信息的畅通。
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/ G0 m6 N r3 X% d: Y( G, ~# \- `(四) 报告的时机要恰到好处。; o) d3 c) o: T: L+ A* r/ P) d9 [
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报告要适时,以获得较好的时效价值。秘书是领导的耳目,诸如群众对领导者的批评和反映,对领导工作的建议和要求等,秘书有责任如实向领导者汇报,但需要恰到好处地掌握时机。应选择领导者乐意听取报告的时机进行。秘书的领导的近身人员,报告工作十分方便,但是不能事无巨细都去请示报告,即使是必须向领导者报告的事项,也要选择时机进行,这样才能取得良好的效果。* t! C3 m4 N1 M: V) N
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