Word使用中15个常见问题的解决方法

绵阳秘书 · 发表于 2012-7-16 04:41:56

  一、某些情况下出现字符间距过大无法调整的情况。

   由于Word默认不允许在单词中断开换行，这个默认设置会造成包含英文单词、数字和一些英文符号的整个句子自动跳到下一行，致使前面的文字自动分散、字符间距拉大，无法调整。

   解决方法：在“段落”选项卡中，选择“允许西文在中间换行”。

      二、如何在段首第一行开始输入下划线。

      很多时候同一段落的自动换行处不能添加空格，也就导致以这些空格为基础加下划线输入类似“    年    月日”失败。

      解决方法：使用Ctrl+Tab组合键，插入一个个制作符，然后再选中输入的制作符加下划线。

      三、如何在自动换行的行首输入空格。

      有时在文字中会有这样的情况：输入“共计    万元”、“约平方米””，本意是让其醒目的显示出来，待数字出来后再将下划线处改成数字，但恰好“共计”和“约”处于自动换行的行尾，当在下行行首加空格时均没有任何反映，因为所加空格，都会自动地返回到上一行的末尾处。

      解决方法：依次选择：工具—→选项—→兼容性，找到“将尾部空格移入下一行”，选上它再点“确定”。

      四、如何保留修改痕迹。

      你把文档传给另一个人征求他的修改意见，当他把文档回传给你的时候，你需要确切知道他在什么地方作了修改，以便最后由你决定采纳与否从而完成最终定稿。

      解决方法：依次选择：“工具—→修订”，也就是进入审阅模式即可。此后所有的修改（删除、插入、移动等等）都将被标示出来。

   接受文档中所有修订：依次点击“菜单—视图—工具栏—审阅”，调出并找到审阅工具按钮，然后点击“接受所选修订”按钮右边下拉箭头，选中“接受对文档所做的所有修订”。

   接受某一个修订：通过选中一个修订然后点击“接受所选修订”或者在按钮右边下拉箭头中选中“接受修订”，可以针对某一个修订进行操作，决定接受或保留该修订。

   退出审阅修订模式：再次点击“工具”菜单下的“修订”，取消该项原来被选中状态，即退出审阅修订模式，回到正常文档状态。

      五、如何在版心右侧添加类似于“旁注”的文字。

      类似于在看一篇东西的时候在旁边加上自己的心得、体会、说明；或者在提交给领导的材料中，在不同的段落适时的加上相关说明、来源、出处等供领导参考。

      解决方法：依次选择“插入—→批注”，然后在“批注”框中输入批注文本——你的旁注。默认是在右侧，如果想改为左侧，可依次点击“工具—→选项—→修订”，在“修订”选项卡的下方的“批注框”的“边距”一栏选择“靠左”即可。删除批注：要快速删除单个批注，右键单击该批注，然后单击“删除批注”。

      六、如何使用通配符批量加空格、改字体。

   例如文章中 “第一章×××” 、“第二章×××”、“第三章×××”……，“第一条×××”、“第二条×××” “第三条×××”……，这些内容的“章”、“条”后无空格，字体跟其他正文一样。如果想批量将其中所有的“章”、“条”后面都加一空格并改变所有“第×章”、 “第×章”的字体（如加粗、黑体等），有什么办法？

      解决方法：依次选择“编辑—→替换”，在“查找内容”中输入“第*[条章]”（输入时不加引号），在“替换为”中输入“^&^s”（均不加引号），同时选中“^&”（即抹黑）后点击“高级”按钮，再点“格式”选“字体”，按自己需要选择“加粗、倾斜……”或者“黑体、楷体……”，接着别忘了选择“使用通配符”（否则不灵），然后点“全部替换”，OK。

      解释：*——表示任意多个字符；[]——表示查找括号中指定字符中的任意一个；^&——表示“查找内容”；^s——表示不间断空格。

七、如何退出或取消电子邮件编辑状态。

曾经有很多次，在编辑文档时因为误操作进入电子邮件编辑状态而找不到取消或退出办法，并且保存后再打开时依然保持电子邮件编辑状态。虽然不影响文档的使用和编辑，但是看着这个不是自己需要的界面，总是感觉不舒服、不习惯，甚至很烦。某天，为了解决这个问题，曾花了将近一上午时间去网上求解，最终也没找到解决之道。

解决方法：点击工具栏上“保存”按钮右边、紧靠“打印”按钮左边的一个叫做“电子邮件”的按钮，就可以在正常文档和电子邮件两种编辑状态间自由切换。如时工具栏上找不到“电子邮件”按钮，则可以依次点击窗口右侧、工具栏上的“工具栏选项”——“添加或删除按钮”——“常用”，在展开的菜单中将“邮件收件人”前面打上钩，“电子邮件按钮”就会出现在工具栏上。

八、如何显示和退出多页显示？

因为误操作，编辑窗口出理多页显示，可以切换到普通视图状态，但一时找不到切换到页面视图状态的方法，并且下次打开该文档后依然如此。

解决办法：按住CTRL键然后滚动鼠标滚轮，退出多页显示回到页面视图状态时保存文档。

九、如何解决Word文档打开时默认是普通视图问题？

某篇文档每次打开默认是普通视图，将其设置成页面视图模式，保存并关闭后再打开Word还是普通视图。

解决方法：打开文档，随便编辑一下比如加个空格或回个车后再恢复原样，然后设置成视图模式，再保存文档。退出后再重新打开文档，你会发现视图模式已经变成默认的了。因为如果只改变视图方式之后保存，而没有对文档进行“实质性”的编辑，视图方式是不会被保存的。

十、如何解决WORD出现安全模式问题？

WORD安全模式问题的现象是：双击WORD文档时，程序弹出出错对话框，显示“正在处理的信息有可能丢失，Microsoft Office Word可以尝试为您恢复……”并询问用户是否发送错误报告，如果这个时候用户点击了“不发送”，WORD将会开始恢复当前文档。恢复完毕后，程序又会弹出对话框，显示用户上次启动失败，是否以安全模式启动WORD。这个时候如果选择不进入安全模式，则WORD又会弹出“正在处理的信息有可能丢失，Microsoft Office Word可以尝试为您恢复……”对话框，这个时候就陷入了死循环。如果选择以安全模式启动WORD，WORD将不会显示刚刚正在编辑的文档，而只显示空白窗口，需要手动打开才行。虽然说进入安全模式并不会影响到文档的编辑，但是终归会影响工作效率的。

解决办法：其实很简单，删除公用模板文件“Normal.dot”即可，而这个文件是在“C:/Documents and Settings/Administrator/Application Data/Microsoft/Templates”目录中，删除之后再重新启动WORD即可解决WORD安全模式错误问题。

十一、如何删除每行行尾的硬回车？

      很多时候，从有的网上文章或者经OCR识别的图片转换的记事本中的文档粘贴进Word 空文档后，每行都有硬回车，且都参差不齐。如何删除硬回车呢？

方法一：

解决思路：

先确定一个正常断行的最大长度，比如标题行等，本例是30个字符。长度超过30字符的段落才可能是多余的换行，只要看一下最后一个字符是不是段落尾会有字符就行了。

本例只列出三个：句号，叹号，问号，根据文档特征，还可以加上右引号，右括号，省略号等。

Sub 测试()
Const ml& = 30 '最大长度
Const le$ = "。？！" '行尾字符
Dim arr, all$, i&, newdoc As Document
arr = Split(ActiveDocument.Range, Chr(13))
For i = 0 To UBound(arr)
      If Len(arr(i)) > ml Then
         all = all & arr(i)
         If InStr(le, Right$(arr(i), 1)) Then all = all & Chr(13)
      Else
         If Len(Trim(arr(i))) Then all = all & arr(i) & Chr(13)
      End If
Next
Set newdoc = Documents.Add
newdoc.Range.ParagraphFormat.CharacterUnitFirstLineIndent = 2
newdoc.Range = all
End Sub

解决问题的关键是理清思路，写完上面的代码，测试成功之后，就猜到用查找替换就可轻松实现。

解决办法：

1.使用通配符→查找→([!^13]{30}*[!。！？])^13→替换为→→全部替换。

2.再手动缩进一下就ok了。

此方法实际操作了一下，感觉一是似乎不能一次删除所有行尾硬回车，要反复多次重复上面的操作才能删完；二是替换完了以后得重排段落，还好能很容易找到那些应该分段的地方（有多个空格）。所以看起来此方法还需完善，但此方法技术含量高，有可能是能最有效的解决问题的方法，因此期待有高人按此思路提供更好的方法。

方法二：

　　首先在每一段正确的段尾都加上文章中没有的标记，如“&&&&”。然后打开“查找和替换”对话框，把光标插入“查找内容”框，逐一点击“高级→特殊字符→段落标记”，再把光标插入“替换为”框中，依次点击“特殊字符→不间断空格”，“^s”出现在“替换为”框中，接着按“全部替换”，所有硬回车都没有了。随后，再打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”框键入“&&&&”，再把光标插入“替换为”框，点击“特殊字符→段落标记”，最后按“全部替换”，至此文章就整理完毕了。

十二、如何解决反复出现“你正试图运行的函数包含有宏或需要宏语言支持”，让人不甚其烦的提示？

解决办法：

同十，即删除公用模板文件“Normal.dot”即可，这个文件在“C:/Documents and Settings/Administrator/Application Data/Microsoft/Templates”目录中，删除之后再重新启动WORD即可解决WORD安全模式错误问题。

十三、如何解决word中仿宋字体显示不清楚的问题

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天天向上123 · 发表于 2012-7-29 20:47:55

word很强大……，需要努力学

鲲化成鹏 · 发表于 2013-1-29 02:23:57

写作时经常使用word文档，其间曾多次遇到笔者所提的问题，苦于没有解决之法，此篇文章为我解决了许多难题！

《文稿,还能这样写》作者雄文	《笔杆子碎语》作者王一端	《机关文稿写作入门》作者杨新宇	《机关文字工作五十讲》作者何新国
最新《公文写作培训课程》直播间	《公文写作百法例讲》作者房立洲	老秘网站长、《老秘笔记》作者老猫	《公文高手的自我修养》作者胡森林

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