浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

$ y' q- p  k" \　　一、秘书的职能
　　1.辅助决策
7 ^$ E. v7 h0 S9 ?' o+ q* u5 F
　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
6 u: }% e* u6 ]6 m! d& Q4 l; x
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：
2 a% i: u0 c+ X+ ^4 A- h
　　辅助内容的综合性

9 x- r8 b! R; ?　　辅助时间的经常性
) s1 ^1 a; ^# z. ~* d5 i0 u' A
3 w% \) @# I" B- u) i# q　　辅助环节的全过程性
+ P3 \4 B- E" B  P( M( r
　　（3）、辅助决策的原则

+ a2 m/ \0 a4 a. t- I' r3 y7 F( Y　　超前原则
9 P! U. k' v- Y, G  m  a- h
　　定位原则

4 f; o1 H- ~' S$ w　　信息原则

　　谏诤原则

　　（4）、辅助决策的过程

9 R& u4 P9 C$ F- M　　协助领导确定目标

' j& u5 f' k% j  V6 J5 R　　协助领导设计方案
. g+ _1 n4 K) A4 G( U  p
　　协助领导评优选优

' w- N( D( u- t: f+ p& W0 S- b　　协助领导实施反馈
# `# P# _: F" o' B& }. y
　　2、协调关系

) x1 q$ c% Q# a1 t$ W: @* K　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

# @; K5 W0 E3 `" d0 x1 s7 c　　（2）、协调关系的特征

　　从属性

' w" F' j1 A4 @: f! F7 x# d　　广泛性

1 l  H- M- T, u1 p) Z0 b6 @/ d- M　　间接性

　　（3）、协调关系的原则
, }: E) }: [  p; J3 X
5 N: |" p# n8 n$ t  u9 F  O! |9 ~/ D; W　　政策指导

7 Z2 D6 `' I+ L7 P6 T/ g* N7 v& p$ h　　客观公正
  ]) c  F3 A& F5 g3 u# u7 {+ [; |
( [+ s9 ^" a* T2 F8 s$ d% g1 ~" l3 ?　　平等协商
4 H2 }4 {9 e* ^) `' b
　　注重整体
; {; }6 F8 S1 `
　　灵活适度

" |" ^/ Y5 F! m1 t　　（4）、协调关系的过程
, }6 g3 j# M7 d; h" J! ~* F
　　摸清情况
5 N+ o9 i3 w5 R, [4 i
　　找出症结
" Y7 L% r- {; G3 u/ W2 I
# _& x7 O! D7 K4 g- Z' n  x- }, |* m　　恰当协调
. F) @$ r0 p$ E" t% y$ d' [
9 m( W4 ?' a. V　　督促落实

, f8 P, b2 f1 e$ z9 F7 ^1 i　　检查反馈
$ }, P% Y8 A# }) A9 G
　　3、处理信息

9 q4 J' y  g$ c  r/ j* T6 ]　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
8 n8 N4 [# y1 k$ z2 S
　　（2）、处理信息的原则

0 _$ V3 G! J9 u1 {1 _/ b　　及时性原则
2 h) B' |0 d9 e0 @2 ?4 T: Y# `2 g4 f
+ Y  Z% T$ P& G$ r9 ^$ X, y　　保真性原则

　　适用性原则
( m* \) t( f6 P, t
3 m7 k) Z9 `/ X3 T　　预测性原则

　　（3）、处理信息的内容

+ a: L- R, W$ R3 J$ A　　历史信息
7 \4 ~* t3 v6 I* z( r7 l
　　上级信息

　　内部信息
; S0 C: m8 J4 e3 v: b) z# f
　　公众信息
5 f+ X5 C, `. C) O$ N
) i% e$ o9 Y- z$ e" ^+ R2 p5 [( g5 n　　社会信息
% f$ L' z& o+ y2 D3 z% F8 w' w9 A! Y
　　（4）、处理信息的过程
2 k* t! m: @& C: X0 f) c4 Y
　　信息的收集
) a. M" B& ]: g- g- |
/ ^4 r0 S( N" B; P) \% n" f　　信息的加工
$ M6 F9 u" b0 S8 R& T% B
　　信息的传递
- z! M! ?2 c: U. K. `) v! J
　　信息的反馈
% ?' F$ H0 v' F- \/ J& g
6 K; a# ]; q, Z3 c8 d5 S# Q/ a　　信息的储存
1 l! j7 ^! F0 E. o* I  C
　　4、办理事务

　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。

　　（2）、办理事务的特征

　　综合性
) Y- g. Y2 |5 T4 ^6 E! M1 O2 B
2 A  M5 i, P+ K( B; s4 j　　服务性
7 a8 X% g# R: T# l6 {+ D7 L
　　繁琐性

　　突击性
6 w2 y" K! ?7 e5 ]- Q" S
+ E5 P' }2 g0 q, Y　　（3）、办理事务的原则
4 y, c9 h7 T! U+ C
3 Y& f( l' r* O3 g- O- j7 X　　被动中求主动
/ e! D8 G* o# ~5 d: x( Y: |( [$ r
# [7 L. M( q/ {# M+ ?$ R0 h　　原则中求灵活

5 Q- b' C6 J6 B$ b- M　　繁杂中求规范

  t% {# E7 u( l; G8 K) `. q  o　　（4）、办理事务的程序
3 o" N3 q0 v& R! ^
% K6 H8 S7 ^* H+ v　　自然程序
, m. _1 _7 `2 T7 z8 s" S; o
; D: M* P# \* q8 Q/ s7 w- u　　理论程序

% c8 d+ ?$ A# R( j　　指令程序
) A# \7 W' S" @# @% J
4 S6 k+ e% D- X# w　　法定程序
3 V/ {: j  M4 L( _( l' e& d
　　技术程序

　　习惯程序
# |) u' Y3 n( L6 |% y
8 X+ O4 d/ [" a% A% C$ b' Y　　二、秘书的职责
+ C2 r0 O. t4 z# K; x2 M　　大致也有以下11个方面：

+ x( Q6 U0 m( I' L; S) V2 c- b　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）
# J0 X' V( B- F, @+ N* ]
　　接待事务（来访接待、安排服务等）

- \+ e9 V7 X: u' v/ @　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
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　　行政事务
3 b: p7 o8 F; |* T" [
　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）
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　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
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　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

　　写作事务（各种文体的写作）
1 c* W# g$ B/ c/ ^6 x
# P4 V9 ?' U; ^* [" o. N　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
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　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

　　其他领导临时交办的任务