我对写好机关应用文的几点认识

老秘在线 · 发表于 2012-4-19 11:35:15

因受党校邀请，要我在近日为他们讲讲写好机关应用文的一些体会。我很是诚惶诚恐。虽然我曾为全市机关事业单位的新任公务员讲过这方面的体会，但终究是没有形成体系，也不是权威的方法。我想，不说更大的范围，就是在海门，应用文比我写得好的也大有人在。所以，今天我把准备讲述的体会的一部分内容记入我的博客，一方面,是这些体会是我在杨舍期间整理出来的;另一方面,主要是想得到各位访问者的批评和指点。

这一部分的内容,主要讲写好应用文有它的规律。

这一段之前，我先举两个例子。一个是在书上看到的；一个是发生我自己身上的。

先讲我看到的。我曾经看到这样一篇文章，讲一个高中语文教学的名师，他辅导出来的学生在高考中，作文总能得高分。他的体会是，除了文章的立意要高、文字要美以来，高考作文决不能搞“旁门左道”，有些题材一定要禁忌，碰都不能碰。例如，不能搞创新，自以为很时尚，文章中网络语言不少，就算网络语言确实生动、新奇、贴近、幽默，但它只能在一定的范围内流传，大力推广就不恰当了，更何况为你批卷的老师他不一定时尚，特别是写极为庄重的高考考场作文时；又如，不能写消极思想，我们的社会需要正义与向上，那才是主流。还有，不要去写一个“外国题材”的故事，且不说你的双脚从未踏出过国门，即便是出过国，也不过是有那么一点点浮光掠影的感受罢了；不要去写父母离异的故事，写得再精彩，也是一个悲惨的故事；不要去写暴力和同性恋，去年上海的高考作文出现了一个零分，就是因为写了一个同性恋的故事《我想握住你的手》，虽然文章写得很美，足见那学生的文字功底，但那又能怎样，你碰了高压线，照样零分……所以，很多老师总是要学生写一些保险类的题材，并保证能得高分。对此，我很赞同。“人要衣装，佛要金装”，题材真的很重要。无论你对此有多少想法，在你没有能力改变这一切前，你只能适应。那么高考作文应该关注那些思维点呢，名家的观点是有以下九个：①修养。修养是什么？就是季羡林淡对名利的超然；就是于丹面对媒体的大度；就是袁隆平几十年如一日的执著……②做人。在今天这样多的“利诱”面前，我们究竟还能不能“守住心中的月亮”？这也许就是写好这一“思维点”的关键所在了。③和谐。和谐是人与人之间的相互信任，相互支撑，相互提携。④团队。团队精神，就是不要互相“拆台”！就是不要互相推委！就是不要互相“挤兑”，就是不要互相攻讦，不要动不动就发生内讧！⑤创造。创造，是未来美好生活的前奏，是人类文明进步的起点，是改变世界面貌的一种伟大的力量。正是这创造的伟力，改变了中国积贫积弱的面貌。⑥人文。人文是一个很大的话题，“大题必须小作”。说穿了，人文，就是指人与人之间要多几分理解，多几分关爱。书店里开架售书，让人认识到，进步了的社会在向我们传布着人文的关怀；马路上，有了手控红绿灯，路人的出行又多了一份安全，这不就是和谐的社会在向我们输送着人文的温馨吗！路旁草坪上“小草青青，踏之何忍”，多么充满人情味的劝告啊，这不正是能够融化一切坚冰，温暖每一颗需要关爱的心的人文关怀吗？⑦形象。人，需要树立自己的良好形象，一个集体，一个企业，一个民族，一个国家，也需要树立自己的形象。树立形象，需要长期的努力与奋斗，需要艰苦的拼搏与打造，甚至需要“忍辱负重”的克制与忍让。⑧个性。个性是需要张扬的！但张扬的个性是应该符合社会的主流思想。⑨勤俭。面对我们的幸福生活，人无论怎样都不应该将“根本”丢弃。

再讲发生在我自己身上的。我的女儿，今年五年级，平时很贪玩，但作文写的不错，经常被老师当作范文，曾在各种报刊上发表了20多篇文章，现在写的积极性也高了。原因是什么，最重要的是她掌握了我传授给她的四个要诀：第一，通畅。是作文要通顺，不能让人读得拗口，那是最基本的；第二，新颖。你的开头和结尾在形式上是否有些与众不同，有些新意，有高的立意，让人觉得不落俗套；第三，感悟。你在作文的最重是否有自己的感想，是否能给人以积极的东西，最好是启迪和激励，千万不能写一些非主流的东西，因为文章不是日记，是写给看的，你总要鼓励他们向上吧；第四，优美。在正式誊写前，检查一下文章中是否有一些好词好句，有一些能标榜你爱读书的古诗词，一些带有哲理性的话。可以这么说，这四点你做到了，你的作文就不会是低分。

普通的作文有它的规律与捷径，应用文同样也有。那应用文的规律和捷径是什么呢？我想至少有以下六条。

1、要掌握结构。

应用文和其他文体不一样，有它固定的结构和要求，你一定要掌握它。

那什么叫应用文呢？党政机关、群众团体、企业事业的管理部门，都离不开交流情况、调查研究、总结经验、请示汇报工作，并就自己职权范围以内的有关事宜，作出决定，下达指示。把这些工作的意图，设想、过程、结果等等，用书面语言表现出来的文体，通常叫机关应用文。用口头语言来讲，就是单位也是个人，而且它这个人也有话要说。

这样一比喻，那我们就明白了，作为在社会大环境中的单位这个人，它也上有老、下有小。对于不同的对象，它要说不同的话，说错了，人家会笑话的。

那么，单位要和那些人打交道呢？大体上有四类：一是比自己大的人，它叫上级。这时，单位主要对讲请示、讲报告。二是比自己小的人，它叫下级。这时，单位主要讲指示、批示、决议、决定、通报、布告、公告、公报等。三是和自己差不多大的人，它叫兄弟单位。这时，单位主要讲函。四是和自己，它叫内部管理。这时，单位主要讲工作计划。当然，有些东西不管和谁讲都可以，比如简报、调查报告、工作总结等。

这里主要讲五种最常见的文体。分别是请示、通知、报告、函、会议纪要。

（1）请示。

请示是下级机关向上级机关请示指示和批准的文种。请示主要用于以下三个情况：一是在实际工作中，遇到缺乏明确政策规定的情况需要处理；二是工作中遇到需要上级批准才能办理的事情；三是超出本部门职权之外，涉及多个部门和地区的事情，请示上级予以指示。

按请示目的分，请示又分为批准性请示和呈转性请示两类。

先讲批准性请示。批准性请示的内容比较简单、具体，往往是一些较为细小的实际事项的请求。请示被批准后，执行机关范围也比较小，常常就是请示单位自己。批准性请示一般由三部分组成：请示理由、请示内容、请示结语。

举个例子。

接下来，再讲呈转性请示。呈转性请示一般指事项较为重大复杂，具有一定的普遍意义，不但需要上级批准，还需要上级转发。举个例子。

（2）通知。

通知也有几种，主要包括以下四种。一是指示性通知。如告知下属单位一个事项。就政府来讲，如每年初确定经济社会发展指标后，要发个通知。二是批示性通知。一般指批转下属单位提请的有关事项的通知。三是事项性通知。指一个具体事项的通知，如近期要开展一个安全生产大检查，那就需要把有关事项通知下去。四是会议通知。要开个会，把时间、地点、参加对象等说清楚。

（3）报告。

分情况报告和工作报告。情况报告是对某项工作、某个事件、某个问题，进行分析研究，以书面形式向组织和领导汇报调查情况的一种文书。

报告呢，有几个特点：一是写实性，是用叙述性的语言实事求是地反映某一客观事物；二是针对性。一般有比较明确的意向，反映的问题集中而有深度；三是逻辑性。离不开确凿的事实，并且通过这些事实预测事物发展变化的趋势，提示本质性和规律性的东西，得出科学的结论。

在这里，我举两个例子。一个是情况报告。二是工作报告。

（4）函。

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。它主要由标题、主送机关、原由、函告的事项和结语组成。还有复函。举个例子。

（5）会议纪要

会议纪要是一种记载和传达会议基本情况或主要精神、议定事项等内容的规定性公文。具有指导性、纪实性、概括性的效果。会议纪要分标题、正文、落款三部分。标题是很简单的，就写会议纪要四个字就可以了，当然也可以写关于什么工作的会议纪要也可以。第二部分是正文。包括前言、主体、结尾三项内容。前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等组织情况。主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地概述清楚。结尾即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，有的会议纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。第三部分是落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上召开会议的领导机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章，一般会议纪要不署名，只写成文时间，加盖公章。

2、要熟悉情况。

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第二，要学会总结提炼。有比较才有差距，有借鉴才有进步。提高文字工作水平必须善于总结。要通过思考，用自己的话把它整理出来。

我以为，像我们这些人，平时工作较忙的话，应该选择总结这样一种有效的学习。美国著名记者曾经问过毛泽东：“你没有当过兵，又不是军事科班出身，怎么就能指挥经军打了这么多的胜仗，还搞出了游击战的十六字诀？”毛泽东回答说：“我就是靠总结经验吃饭。”实践证明，总结是提高自己能力的有效办法。我们干完一件工作，写好一篇文稿，要回过头来看一看，想一想，理一理，检查自己任务完成的好坏，认真分析一下得失的原因，好在哪，错在哪，经验是什么，教训是什么，或者领导哪些是照读的，哪些是插话的，心里要有一本帐。这样以后，再做，再写，就会得心应手，游刃有余了。如果不善于总结，失败了，交了学费，却无所得，学费也就是白交了，不能达到“吃一堑，长一智”的目的。

2007年《政府工作报告》中的三个最。现实机遇最好，肩负期望最高，面临挑战最多。

2008年《政府工作报告》中的三个更。发展优势更足，发展起点更高，发展压力更大。

南通王子造纸和传统造纸比，三个没有：一是没有黑烟，99%回收重新燃烧；二是没有碱水排放，98%的碱水回收，并重新进入前一道工序；三是没有臭味，臭味主要是硫化氢这种无色气体发出的，但硫化氢是一种可燃气体，进行回收，进行燃烧，制造蒸汽。当然，要做到这一点很不容易。南通王子造纸，为此投入的环保设备费就达21亿。造纸行业在日本已不是什么污染行业了。这三个没有，是宋飞副市长总结出来的，在专家的语言和网络上是看不到的。

没有深奥的语言，容易记忆的词语，这就是应用文的魅力。

5、要多加练习。

面对不断出现的新情况、新问题、新矛盾，文字人员光靠翻资料、闭门思考是远远不够的。古人说得好：纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。文字写作能力的提高，不是一日之功，也没什么捷径可走，关键在于勤学多练，不断地积累写作经验，探索写作技巧，只有这样才能做到厚积薄发、倚马可待。其实工作上的很多事是熟能生巧，说得通俗些，就是人人都能做。大家都是人，再有才也强不到天上去。

6、要态度认真。

前几天，我看了2008年4月份上半期的《风流一代》，上面有一篇题为《多余的三秒钟》的文章。(文章略)想想我们的工作，肯定有很多多出来的时间，喝喝茶、聊聊天，可能是大多数人的状态。有想过三秒种会起到什么作用吗？也许，我们要拷问自己的并不是对于三秒钟时间的态度，而是对于工作的一种态度，用专业名词说，就是职业素养。一个人的职业素养如何，可以用这三秒钟来考量一下。然而，我认为更重要的是，别以为的态度无关尽要，在你的旁边，其实一直有一双像董事长一样的眼睛，也许更多。也许这也算是细节决定成败，态度决定一切的阐释吧。

首先要用心。思想是行动的先导，文字材料的写作是一种创造性的脑力劳动，其本身就是能力不断积累提高的过程。因此，对于各种写作任务，无论是草拟公文、讲话报告、汇报材料，还是通讯报道、信息稿件，都要把它当成一次练笔的良机，专心致志，一丝不苟，尽可能写出有份量、有价值的文稿。其次要精心。按照主题突出、层次分明、结构严谨、立意新颖、文字简练的要求，谋篇布局，精心组织，字斟句酌。千万不可小看每一个词语的作用，有时一个词、一个字用得好，不但可以生动文笔，给文章增色不少，有时还可以起到画龙点睛、推波助澜的作用。最后还要做到细心。对写完的公文、材料进行细心的校对，找出笔误或纰漏。文字材料无小事，有时哪怕是一个错别字，不但会闹笑话、出洋相，还有可能给我们带来不可估量的影响和损失。

啰嗦了这么长时间，不知对大家是否有用，但愿能对大家有一点启发。

最后，我想用两句话来结束我今天的讲话：第一句是“世上无难事，只要肯登攀”；

第二句是 “胸中知识广，手中办法多。只要认真地学习，在前进的道路上，成功的门永远会是虚掩着的！”
文/haimen88

诚效 · 发表于 2012-4-19 23:31:11

好好学习中，谢谢分享。

dangdang · 发表于 2012-4-22 10:13:12

系，系，学习了，只要功夫好，铁杵磨成针

★★l靓_汤★ · 发表于 2012-4-24 22:44:37

科技大封疆大吏skf家里撒酒疯鲁大师警匪拉沙德警匪拉丝机法拉

forrest · 发表于 2012-4-25 19:59:24

什么东东啊，看看哦{:soso_e103:}

8763203 · 发表于 2012-4-26 15:31:30

{:soso_e183:} 感谢分享

老猫 · 发表于 2012-6-14 06:02:39

不错的文章，我也顶顶

蜀国大将 · 发表于 2012-11-1 10:49:35

多看，多上老秘网，多记

鹅毛笔 · 发表于 2014-9-29 20:08:41

只要认真地学习，在前进的道路上，成功的门永远会是虚掩着的

《文稿,还能这样写》作者雄文	《笔杆子碎语》作者王一端	《机关文稿写作入门》作者杨新宇	《机关文字工作五十讲》作者何新国
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