办公室工作规范与技巧培训班讲稿：加强办公室建设与管理

第三专题

8 W6 p0 \0 C$ t- k8 U- m8 |加强办公室建设与管理
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. t* ?; Z9 j5 |一、办公室人员岗位认知与基本职责
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二、加强办公室建设

三、办公室办会工作基本规范
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四、加强办公室的日常管理
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  {1 a( Y4 J5 |" A- t0 |" n一、办公室人员岗位认知与基本职责

$ s  `, g; r: E5 H1 K( j  N8 L（一）办公室的地位与职能重要地位：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、综合统计中心、信访接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。

联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表社会组织的形象。
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5 N4 p- K, }% ^8 h1 x2 n3 z: N& v职能定位：
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行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。

一、办公室人员岗位认知与基本职责

' J0 J$ C7 z, x* _$ G9 C0 I, x% T（二）办公室工作内容与特点工作内容：
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: }( I/ E% V, ~+ D9 T# r' m按性质分：

程序性工作；智囊性工作；临时性工作。
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按内容分：

办文；办会；办事。（简称“三办”）工作特点：
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综合性；服务性；程序性；被动性；机要性。

一、办公室人员岗位认知与基本职责（

& a8 \2 `  P9 w" O三）办公室人员角色定位
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办事员、笔杆子、领导助手、参谋智囊
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" L* k3 }/ i, {+ O  t. z1 p& c: A- s（四）办公室工作对人员的要求

( V. a& W% t; a3 b0 t. U2003年2月6月在中央办公厅工作会议上，王刚主任传达了江泽民同志对中办工作的几条指示：

& D5 v5 g3 L3 J) ~  N* _, E一、要讲事业心和责任感；

二、要认真细致；
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三、要讲究程序(不要打乱仗)；
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, t& |6 ]% J4 P2 i3 q四、要讲工作效率。
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（四）办公室工作对人员的要求
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" D! N: Q' u! H. e1、思想素养
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! E' X; I1 w: A) \5 M9 B) G热爱本职。干一行，爱一行，专一行。

政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼，能自律，严保密。
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- B* j% o% d1 v) t7 q8 ^6 V责任感强。将自己的工作职责与单位的发展、集体利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。

踏实肯干。舍得为工作投入。

- h3 O. V4 @. g- P% ?（四）办公室工作对人员的要求
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2 }; n" f- Z/ o& }2、业务素养具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。

调研能力。善于通过调研掌握大量情况。

思维能力。善于思考问题，抓住关键。

表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。
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9 S) z+ B- O; X; d  f( {2 K（四）办公室工作对人员的要求
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3、心理素养

心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。

# \/ A. G8 `& m) \  E  o* {! o注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。
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调控力(控制情绪的能力)。

: Z& o4 A- [5 W/ y  R. p意志力。
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4 p* E: F* |. _: }6 A; h- o（四）办公室工作对人员的要求
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8 I- g! v% S  L* k- `# W) f4 K4、角色意识

& ?- W" I1 e( y6 [& ?: I% [) E做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识
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全局意识
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! J9 p+ P: P- C  @6 v) i责任意识

创新意识
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奉献意识

" h7 A) n* L$ z' K- I# x信息意识

程序意识
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学习意识

) ]8 B' M1 X& ^3 y5 E/ z: U0 r7 m（五）领导对办公室人员的期待

3 \( V8 A9 g* h! I* W% ]: K领导测评办公室人员的20道题目
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1．他知道你在组织中的职责范围和全部活动吗?

他是否了解你的目标和意向?
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他怎样将目标和意向同组织的总目标相结合?

( Q3 M! n; ~5 |4 K2．你外出2～3周，是否深信他仍能认真负责地处理你交办的各项工作?
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1 o) v6 @% y5 D7 |3．他是否帮你安排活动日程、协调约会，使你如期践约，一切不用你催促?

: ^6 M8 Y( ?% E他是否很会安排时间?

5 R" E  t* n# ]. F) \4．别人不提醒，他能否主动完成你交给的任务?
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领导测评办公室人员的20道题目

, y* u- U& w0 V& q5．他对待你的同事、来访者是否有礼貌?

能尊重人、肯帮助人、把别人的事放在心上吗?
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( B+ |7 z$ {% v9 d. }% u2 Q6．他是一个富有想象力和创造力的人吗?

能否提出一些新的设想和建议供你参考，能否经常采用新方法改进工作?
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' b. ~0 G1 H1 k) B" C能否制订新的工作制度或工作程序?
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# D, ^  B# Z' D) Z9 z他的工作有条理吗?

7．他是一个机智的人吗?
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* @  I, V9 A' O/ V能否主动地解决一些问题而不麻烦你?他害怕困难吗?

9 V4 C0 ]' v: K  J* T) F8．他能否提高文件运转效率?
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能否及时发现你办公桌上搁置很久而其他领导人正等着看的文件?

, i7 v+ K. U) t9 G0 F+ d能否及时地从其他领导那里取来你正需要的文件?

领导测评办公室人员的20道题目

9．他所具备的办公技能(例如电脑操作、文字处理、文件归档、接打电话、接待服务等)是否无可指责?

! X* Z2 D+ I/ B' V* z* W! C10．他在危急关头是否沉着冷静?

* d/ c% h/ _) M. G' i. {当你承受压力而沉不住气或发脾气时，他是否仍能平静地继续工作?

11．他对你的忠诚值得信赖吗?
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4 w7 C/ _0 b6 W2 F2 U5 M8 M5 a5 `你能把一些机密信息资料委托给他吗?
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12．他是否有较广的阅读面和知识面?
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是否经常提醒你注意本单位及与你个人有关的出版物?
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领导测评办公室人员的20道题目
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13．他是否成为本单位有价值的信息来源?
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而这些信息靠你自己很难获得、不便获得或不能获得?

/ J/ ~) D# k  r14．他是否有个人学习计划?

' P2 }" J# J4 O是否学习管理方面的知识或参与管理活动?

是否愿意更多地了解你的工作、你的同事、你的顾客，你的行业?
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/ ]" X9 X3 z5 v* v4 v15．他语言表达是否清晰?
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( r8 f) i0 k, P$ V  @能否以书面或口头方式简要汇报情况?

能否准确地传达你的指示?
8 m4 `5 U1 z$ v: h: Q
) ~$ |$ J. q6 w5 x- h能否了解你关于某项政策和行动的想法，并把它准确地传达给别人?

3 D' a3 P( a( W2 u16．他是否按时完成每天的工作?
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是否根据需要自愿在休息时间加班?

+ l8 v: x8 I- E* f2 k' X' p领导测评办公室人员的20道题目
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17．他能否像管理者那样，必要时将未做完的工作委托他人，并督促他人完成?

1 f  k: F& l4 q: e6 ]# ^# B. M18．在你不插手的情况下，他能否替你处理好每日的例行公事?
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19．在调研工作中他是否称职?

" x  c2 E: k3 r; C% S& K3 r' c$ ]能否收集资料、调查事情经过，并写出有事实、有分析、有建议的调查报告?

. J& x$ ^- S2 R7 Q% e) c, j  [2 ?20．他是一个细心的人吗？能否记住一些重要日期(如纪念日、某人生日、传统节日、假期等)，代你为上级、家庭或顾客安排好庆祝、慰问或相应活动?

' T3 h; P  {& D2 S, r# D4 i启示……
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二、加强办公室建设

（一）办公室建设方向
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$ Z3 @9 i; d& Z$ N+ W8 H1、不断优化硬件和工作环境
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; m+ t- i4 x  }5 k# A2、积极推进建章立制工作
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# @" e/ x. G# m) c3 _3 e, d/ j1 C3、努力营造和谐人文氛围

4 P' P- f- f: R8 r4、大力倡导团队精神
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% a% r1 V& z- i% I; y; G（二）建设“形象工程”——办公室礼仪常规

8 `* h( m2 i' \0 N5 W. N3 G: x良好的礼仪形象

良好的电话形象

良好的文字形象

良好的语言形象

二、加强办公室建设

! |" E% G4 N0 G& h（三）人人争作办公室受欢迎的人员
9 a, x$ D  L' Q: d& d9 h. Z* f+ l
, o8 _) g) ?, _4 h8 }* V1、分内工作决不推托，并主动协助同事工作；
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/ c$ p" O# m, ]; R# [$ m2、掌握自己的情绪，做情绪的主人；

3、把同事当作客人，尽力做到同事满意；

4、懂得鼓励他人，用赞扬代替批评；
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5、随时让同事知道你对他的感激；
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6、尊重个人隐私，公私之间分明；

% U3 g- e5 B' S/ D) s4 M" w7、乐于向同事提供资讯与经验，分享成功快乐；

8、不居功自傲，有容人雅量。

三、办公室办会工作基本规范
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; ?" [+ R) H5 A: Q) ?) p( C5 O（一）会议服务的基本内容会前准备工作
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) P, g* Q, R$ Z  O. _1 G1、设立会议承办部门和服务机构

7 Y+ D* S* l7 A+ Q) a2、协助领导确定会议目标和议题

（1）确定会议目标

（2）拟订会议议题
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0 Q  T' D- v2 b4 i3、拟订会议财务预算和会议方案

（1）拟订会议财务预算
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（2）拟定办会方案
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（一）会议服务的基本内容
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4 q6 x% n$ \, |; B# s会前准备工作
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2 g. N2 Z6 `( h8 d: i4、确定会议的议程、日程和程序

5、分工撰写会议文件
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6、确定与会人员名单以及会议编组方案
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$ i0 M2 Q: ]* P0 g7、会场的布置工作

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: T% Z! z5 K$ z9 j* v+ D. L衷心感谢各位领导和同志欢迎大家批评指正愿与大家更多交流。

/ C% Y. ^3 e$ n; H- z: M主讲：姬瑞环
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{:soso_e100:}{:soso_e100:}

办公室管理！！！！！！！！！

办公室工作这么复杂，原来如此，又学一招，感谢小编的文章

学习了~~~~~~~~~~~~~~~