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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：& y9 \1 C) P. M; z
做会议记录，写着写着笔没水了； ) k- ?, [) M# ^, |4 U
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； : n( O: M `% N
用胶水时，找不到刷子； + g& T+ @3 Q& m4 q2 w
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
7 k5 ?# E, m0 }& l( w* z! e 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 9 m" N, f' n# P9 n/ {
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 $ S1 J. ^$ C$ f% d
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 0 P: k J6 x% m$ Y4 ?
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 ' ?4 w1 K* L- F# [3 n9 c& q8 E
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 * v9 T. e( y8 Z2 L; }$ q/ k
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 % Y; w. h7 j5 }, M1 m
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 / L. j( t# k+ t# k9 O
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
( i4 A5 I1 K( v# q9 L9 ~6 O2 M* h 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
5 q8 ~8 q* U- n6 \# N' ]4 S 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 , l: Z R8 |% T
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
* z. a2 W3 C: x4 y, m 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
8 O9 A2 }6 d% @( f 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 3 c2 I; u; F& O6 l3 \% L
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 & @, _5 @# n% }) @- Q8 v, _; d
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 6 C( @1 {7 p8 r- L
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 , v; ]1 Y" `5 o5 {; Y) I" _3 \
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 % `3 @$ S. R6 U V7 R
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 5 k7 C0 D& `7 r7 J) b( c6 l: y( g
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 * d( D7 s* m/ t* n3 V
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
- ^& Q8 x5 Q U, w% }. J8 J3 J9 E 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ( f. B5 A, ^9 s6 V# \
9、与本职工作有关的表格。
* i7 z- H+ ^' ~* R, L 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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