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4 v/ C# I R6 g 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
6 q* s) ]' s& P/ K! a( d5 P$ V 做会议记录，写着写着笔没水了； & y7 P Q/ s, Q' @! X4 _* U& Z
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； + W9 t4 ~' ]9 Y0 a8 z& p% J! p
用胶水时，找不到刷子；
' D: h6 { [( M) b/ s6 w5 n% f 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
' F0 ?! v; a3 C, f 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
/ X2 U5 z9 _' I% R9 T 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 9 ~3 d3 c' [) `1 j3 F( Q
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
( w+ V5 R9 ]! b/ Z) [ 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
- A$ n' N* K% Q" ~$ t 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
/ a# b6 P- B5 v8 c V* a5 | 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 4 E) m# ?2 V3 G# K# m
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 ) Q7 }4 c, c. h
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
9 R P- ]0 j0 W 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
8 f9 z( N3 _* d; w% Q 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 " u Z1 e9 O) j: X& V2 g' M6 U4 V1 R2 k
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 ! ? m: }/ @. x$ W
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： + h k4 E$ m2 W& c( u
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
4 n. ?# o6 M/ J0 T 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 . J% W% L' w; l* \
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
8 E+ D1 t# M. O, V9 ` 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
: V: n4 M2 R$ G, y" C. u' C 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 # }+ S1 g( N7 `$ T$ L6 O
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
( Q; M4 B; ^& p 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 % _) ]" X; @$ d# r, K/ R! ?6 S
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
! Q, `6 m3 y: ]3 b 9、与本职工作有关的表格。
2 w" C: }! ^ m" b 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。& R* Q' G$ d$ Q W
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