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秘书分配工作任务要合理

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秘园老董 发表于 2009-5-10 20:47:11 | 显示全部楼层 |阅读模式

时间管理流程的另外一个好处就是能够使IT管理人员的工作分配得到改进。这有助于他们帮助员工更好的完成工作任务。还有一个好处就是管理人员能够很清楚的找到适合每项工作任务的最佳人选。

　　从员工会议上获取更大的价值

　　员工会议应该定期举行，但是这些会议对时间的浪费有时会令人觉得难以置信。时间评定通常能够使这种状况得到改善。

　　对所有的小组任务、分配情况、起/止时间、预计工期、实际工期以及备注的随时记录可以为员工会议的准备和管理提供一个非常有效的工具。通常，要指定专人对会议内容进行记录，适当更新小组工作计划，并且在下一次会议召开之前将所有的有关材料发送到所有的与会者手中。这能够使员工们及时纠正问题，及时对工作计划进行更新，并且为接下来的会议做好准备。

　　已经完成的工作任务可以从主要计划当中转移出来，转移到一个独立的区域当中。计划主要是列出现在正在进行的工作任务，作为小组时间管理的工具。同时，计划还能够提供那些极为有益的已经完成的项目的详细资料。

　　我曾经遇到过无数次这样的情况--上级领导要求了解同小组工作成就有关的信息，或是我自己需要了解一些细节问题。出于多种多样的原因，你需要对小组的工作成就有所记录，如果没有这种记录的话，想要收集你需要的信息将会是一项要花费大量的时间的任务。最后，这样处理员工会议能够使时间的利用和知识的传递更为有效，从而使小组工作任务的完结得到极大的改善。